支払いのやり取りは、簡略化されがちです
対人援助や医療の資格を持って独立した時期、請求書と領収書の発行は後回しになりがちです。忙しくなるほどその傾向は強くなり、オンラインでの相談や面談の支払いを、その場のやり取りだけで済ませる形になっていきます。
出す側から見ると、手間がひとつ減ります。ただ、受け取る側の手元に何が残るかを考えると、順番が変わってきます。事業を組み立てるときの土台は、そこに置かれています。相手の立場に立って考えるところから始める。面倒でも毎回必ず請求書を発行する。ここが、信頼関係を築く第一歩にあたります。
相手の手元に、二つの書類が残ります
残るとよいのは、請求書と、支払いが済んだことの証明です。証明のほうは、銀行振込の控えでも、カード決済の記録でもかまいません。この二点がそろうと、確定申告などの公的な手続きで証憑として使えます。二点がセットになっていることが要点です。
電子データで発行されれば、領収書はその場でメールに届きます。紙のように紛失する心配がなく、あとからメールの中を検索して見つけられます。支払い履歴もいつでも確認でき、手元の端末から過去の取引をさかのぼることもできます。カード決済であれば、支払いの時期を自分で調整することもできます。
受け取った側から、こうした言葉が届いています。「支払い履歴が自動的に整理されるので、確定申告の時も安心です」「請求書や領収書の管理が楽になりました、助かります」「キャッシュレスで手間がかからず、記録も残るので安心です」。いずれも個人の感想です。
出す側にも残るものがあります。現金を扱わずに済み、受け渡しにまつわるリスクがなくなること。会計処理の形が毎回そろい、税理士とのやり取りがかみ合いやすくなること。事業報告書を作るときの材料がそのまま残ること。入金があったかどうかを、その都度確認できること。どれも、記録がその場で残ることから来ています。あとから思い出して組み立て直す作業が、そのぶん減ります。
仕組みを選ぶときに見るのは、四つです
一つ目は、請求書がすぐ作れるかどうかです。2024年2月の時点で名前が挙がっていたのは四つで、BookipiはStripeと自動で連携します。PayPalは請求書を作る画面が直感的です。Squareも請求書の発行に対応しています。Stripeを単独で使う形も扱いやすく、いずれもテンプレートがそろっていて、作り替えも容易です。慣れていない時期でも扱える、という位置づけになっています。
二つ目は、手数料が取引の額や頻度に見合っているかどうかです。仕組みごとに手数料の体系に違いがあり、額と頻度に合わせて選ぶことで、運営にかかる費用を抑えられます。料率そのものは、時期によって変わります。最新の条件は、各社の公式の案内で確かめるのが確実です。
三つ目は、自分の提供の形に合っているかどうかです。オンライン中心で継続して受け取る形なら、継続課金に強いBookipiとStripeが向いています。回数を区切った分割払いやコース販売なら、PayPalがそこに特化しています。対面とオンラインが混ざるなら、Squareで一元管理できます。一つに絞らず、目的に応じて複数を使い分けるやり方もあります。プログラム、面談、オンラインの場の運営と、提供の形が複数あるなら、そのほうが収まることもあります。
四つ目が、最後に残る基準です。相手が安心して支払えるかどうか。どれを選ぶかは、そこで決まります。
書き手の側の現在の構成も、あわせて挙げておきます。決済はStripeとSquareの二本です。カレンダーからの予約に紐づく支払いはStripe、講座や月謝、対面での受け取りはSquare、という分け方をしています。予約そのものはCal.comで受け、Googleカレンダーと連携させています。四つの基準のうち、三つ目（提供の形に合っているか）で分かれた結果が、この形です。
証憑は、片側だけには残りません
証憑を双方に残す形は、片方のためのものではありません。出す側は必ず請求書を発行し、受け取る側は支払いの証明を自動で受け取る。お互いに記録を残し合える関係になる、ということです。
請求書を送るときに、文面をやわらげる言い訳を書き足さずに済むようになります。受け取るのは当然のことだと、自分のほうが先に納得しているからです。お金の話を切り出しづらいまま曖昧に流していた関係が、記録を交わし合う対等な関係へ。証憑を残すのは、その対等さを形にする手続きです。